LIEUX DE RECEPTION
Les salles de réception
Selon que vous aurez choisi de vous marier en ville, à la campagne ou en bord de mer et le nombre d’invités, ANTICIPEZ !!!!
Plus vous aurez anticipé, plus le choix et la gamme de tarif qui vous seront offerts seront vastes. 12 à 18 mois en avance sont l’idéal pour trouver le lieu de vos rêves.
Deux règles d'or : ne jamais vous fiez pas aux photos (elles ne rendent pas compte de l’atmosphère et ne sont pas forcément récente) et faites fonctionnez le bouche à oreilles (proches, forums de discussion etc …, plus de 2 commentaires négatifs, abandonnez l’option)
Voici une liste des questions à poser pour éviter tout désagrément. Si vous recourez aux services d’un wedding planner, reposez-vous sur lui, toutes ces questions sont de sa compétence
Avant toute chose,
demander si le lieu travaille en exclusivité avec certains prestataires (traiteur, DJ, artificier etc …) et les tarifs pratiqués ; leurs services peuvent impacter fortement votre budget.
1. La salle
a. Surface et capacité des différentes salles mises à votre disposition selon l’utilisation que vous en ferez (vin d’honneur, dîner, soirée dansant
e) et l’esprit (dîner assis, buffet, animations pendant le dîner ...)
b. Heure de mise à disposition de la salle ? pour les prestataires ? pour les invités ?
c. Heure limite de départ des invités ? des prestataires ?
d. Exclusivité des lieux ? si oui, est-il possible d’utiliser l’ensemble du lieu de réception (important si vous louez un château, car nombre d’entre eux n’autorise que l’usage de l’orangeraie et du parc) ?
e. Faîtes-vous préciser les éléments inclus dans la prestation (mobilier de réception, nappage, chaises, nappes, vestiaire, micro, frigo, étuve …)
f. Chauffage et climatisation existant ? compris dans la location ?
g. Vérifiez la préciser la présence d’un régisseur-technicien (en cas de panne !) et surtout s’il existe un groupe électrogène en cas de coupure d’électricité
h. de quelles facilités disposent les mariés (dressing, chambre pour enfants en bas âge, baby sitter, chambre nuptiale...) ?
i. Y a-t-il un vestiaire gardé ? Si non, existe-il une pièce aménageable en vestiaire sécurisé etc...?
j. La prestation inclut-elle des services tels que des voituriers ou des hôtesses chargées d’accueillir et d’orienter vos invités (important si le lieu est ouvert à d'autres réceptions le même jour) ?
k. Quelles sont les solutions proposées en cas d'intempéries si vous envisagez une réception en extérieur (Salle couverte ou tente, parking plus proche … ?
l. La salle dispose-t-elle d’une installation sono ? si oui, ce service est-il inclus dans la prestation ? Si non, l'installation électrique est-elle aux normes et suffisante ?
m. Si le sol n’est pas adapté à la danse, les lieux disposent-ils d’un plancher ? à quel coût?
n. A quelle heure la musique doit-elle cesser ?
o. Peut-on ouvrir les fenêtres ? (cette question est importante si plusieurs réceptions se déroulent sur le même lieu en même temps : la musique d'une fête pouvant empiéter sur une autre).
p. Peut-on y faire sa propre décoration (essentiel à savoir car certains monuments historiques l’interdisent) ?
q. Existe-t-il un espace aménagé pour les fumeurs proche de la salle ? les cendriers sont-ils fournis ?
r. La salle applique-t-elle un droit de bouchon si vous souhaitez apporter vos propres boissons ? De quel montant ?
s. S'occupent-ils de la remise en état de la salle ? A quel tarif ?
t. Visitez les toilettes et assurez-vous qu'il y aura suffisamment de papier et d'essuie-main ce jour-là. Sont-elles accessibles aux personnes à faible mobilité ?
u. 17/ Que couvre l'assurance de la salle ?
2. Le parking
a. Capacités d’accueil
b. Distance par rapport à la salle de réception pour les personnes âgées ? Si non, est-il possible de déposer les personnes à mobilité réduite devant la salle?
c. Vérifier que le sol du parking ne risque pas d’être boueux en cas de pluie ou impraticable pour les femmes qui porteront des talons (gravillons, lattes de bois espacées...) ?
3. Le jardi
n
a. Est-il possible de tirer un feu d’artifice ? à quelles conditions ? l’artificier est-il exclusif au lieu
b. Y a-t-il un endroit privilégié où réaliser les photos « officielles » ?
c. Existe-t-il des endroits à surveiller ou inaccessible pour des questions de sécurité (piscine, cours d'eau, étangs ou mares environnantes …)?
d. Les invités peuvent-ils y accéder, même s'il y a une autre réception ce jour-là dans le même lieu ?
4. Les environs
a. Existe-t-il des hébergements proches, dans le cas où certains invités préfèrent rester sur place ?
b. Y aura-t-il une fête locale ou des travaux de voirie qui nécessiteraient une déviation routière le même jour (demandez à la mairie ou à l'office du tourisme) ? Si oui, il vous faudra indiquer ces modifications sur le plan joint à l'invitation.
5. Cas particulier
Si vous avez opté pour un traiteur indépendant, il vous faudra poser ces questions subsidiaires :
a. Peut-il utiliser la cuisine de l'établissement ou une salle pour entreposer, réfrigérer ou réchauffer les plats ? Quand peut-il en disposer ? Quand devra-t-il la libérer ?
b. Que devra-t-il apporter ? Faire la liste de ce qui n'est pas fourni par le lieu de réception (mobilier de réception, nappes, couverts, verres, serviettes, rafraîchissoirs, chauffe-plats etc. )
c. Pouvez-vous apporter votre propre boisson ? la salle applique-t-elle un droit de bouchon (attention, ils peuvent varier de 3 à 10€/bouteille ; c’est souvent le cas pour les salles possédant leurs propres récoltes ou si le traiteur est exclusif au lieu)
6. Le cadre
Selon que vous aurez choisi un lieu de réception disposant ou non de toutes les commodités nécessaires à l’organisation de votre mariage, vous devrez prendre en considération les éléments suivants :
a. sachez, pour une question de confort, qu’un invité occupe une surface d’1,50m² lorsqu’il est assis et 1m² debout. Prévoyez, pour danser, 1m² pour 3 personnes.
b. vérifiez que chacun des prestataires avec lesquels vous travaillerez disposent d’un contrat d’assurance,
c. demandez la liste du matériel de réception mis à votre disposition,
d. demandez la liste des prestataires avec lesquels le lieu à l’habitude de travailler et n’hésitez pas à consulter d’autres sociétés pour comparer les tarifs (sauf s’ils sont exclusifs ; dans ce cas, vous n’aurez pas le choix). Privilégiez le prestataire conseillé si l’écart n’est pas conséquent, vous éviterez les désagréments liés à la découverte du lieu.
e. Pensez aux enfants (et à la liberté des parents !), prévoyez un espace où ils pourront jouer et dormir !
Bon à savoir :
f. Réfléchissez au thème de votre mariage avant de choisir le lieu ou définissez le en fonction de votre choix de salle car plus un lieu est détourné de son ambiance (ou s’il est loué vide), plus vous devrez développer des trésors de créativité et plus votre budget décoration sera important…
g. Sur un lieu "ambulant" type bateau, péniche, train, renseignez-vous bien sur les contraintes horaires ainsi que les contraintes météo (en cas de montée des eaux, le fleuve devient impraticable par exemple)
h. Enfin, n’oubliez pas de planifier une réunion de coordination avec l’ensemble des prestataires sur le lieu de réception. Vous pourrez ainsi établir ensemble le planning de leurs actions et ils pourront ainsi prendre connaissance des spécificités des lieux.
Les tentes
La règle de base est de confier l’installation des tentes de réception à un professionnel pour votre tranquillité d'esprit d’une part mais surtout pour des questions de sécurité (fixation de la toile, matériaux inflammables, tenue de la toile en cas de vent ou de fortes pluies, installation d’un plancher ou de tout autre élément de décoration ….) . Louez donc et le matériel et le monteur auprès de la même entreprise !
En fonction de l’utilisation que vous souhaitez en faire (cérémonie laïque ou religieuse, dîner, danse, brunch, office de traiteur, stockage de matériel …), pensez à demander :
- un parquet, si vous souhaitez danser ou seulement offrir un sol propre et plan à vos convives
- des toilettes
- des vestiaires
- de la climatisation en été car il fait vite une chaleur étouffante sous la toile
- du chauffage en hiver
- des tables, des chaises, un bar, un podium
- une décoration conforme aux normes de sécurité (non inflammable par exemple)
- mais surtout, la date du denier renouvellement du parc de tentes de votre loueur et faites-vous confirmer la livraison d’une tente parfaitement nettoyée
Le choix de tentes est vaste, n’hésitez pas à informer le loueur de l’utilisation que vous en ferez et du nombre de personnes qui y évolueront afin qu’il vous propose la plus adaptée (tente orientale, caïdale, yourte, toile de cirque, crystaI)
Si vous disposez du lieu la veille de votre mariage, demandez au loueur d’installer la tente dès la veille afin d’en commencer l’installation et de tout tester, pour ne vous préoccuper que de la décoration le lendemain matin.
En ce qui concerne la surface de la tente, utilisez les mêmes dimensions que celles exposées précédemment dans la partie « salle de réception ».
Tous ces éléments nécessitent donc d’être étudiés avec le loueur afin d’établir un devis sans mauvaise surprise. Sachez toutefois qu'une structure éphémère bien conçue, représente un budget aussi conséquent, voire plus que la location d'un lieu.
Voici néanmoins, quelques éléments tarifaires pour vous aider dans votre prise de décision :
- pour une tente sans parquet ni autre élément pouvant accueillir une centaine de convives assis, budgétez autour de 800 euros.
- un chapiteau pour 300 personnes avoisine les 2500 euros.
- La location et le montage d’un parquet vous sera facturé aux alentours de 5€/m².
Si vous faites appel à un traiteur, interrogez-le en premier, il peut obtenir un prix intéressant.
Les salles de réception
Selon que vous aurez choisi de vous marier en ville, à la campagne ou en bord de mer et le nombre d’invités, ANTICIPEZ !!!!
Plus vous aurez anticipé, plus le choix et la gamme de tarif qui vous seront offerts seront vastes. 12 à 18 mois en avance sont l’idéal pour trouver le lieu de vos rêves.
Deux règles d'or : ne jamais vous fiez pas aux photos (elles ne rendent pas compte de l’atmosphère et ne sont pas forcément récente) et faites fonctionnez le bouche à oreilles (proches, forums de discussion etc …, plus de 2 commentaires négatifs, abandonnez l’option)
Voici une liste des questions à poser pour éviter tout désagrément. Si vous recourez aux services d’un wedding planner, reposez-vous sur lui, toutes ces questions sont de sa compétence
Avant toute chose,
demander si le lieu travaille en exclusivité avec certains prestataires (traiteur, DJ, artificier etc …) et les tarifs pratiqués ; leurs services peuvent impacter fortement votre budget.
1. La salle
a. Surface et capacité des différentes salles mises à votre disposition selon l’utilisation que vous en ferez (vin d’honneur, dîner, soirée dansant
e) et l’esprit (dîner assis, buffet, animations pendant le dîner ...)b. Heure de mise à disposition de la salle ? pour les prestataires ? pour les invités ?
c. Heure limite de départ des invités ? des prestataires ?
d. Exclusivité des lieux ? si oui, est-il possible d’utiliser l’ensemble du lieu de réception (important si vous louez un château, car nombre d’entre eux n’autorise que l’usage de l’orangeraie et du parc) ?
e. Faîtes-vous préciser les éléments inclus dans la prestation (mobilier de réception, nappage, chaises, nappes, vestiaire, micro, frigo, étuve …)
f. Chauffage et climatisation existant ? compris dans la location ?
g. Vérifiez la préciser la présence d’un régisseur-technicien (en cas de panne !) et surtout s’il existe un groupe électrogène en cas de coupure d’électricité
h. de quelles facilités disposent les mariés (dressing, chambre pour enfants en bas âge, baby sitter, chambre nuptiale...) ?
i. Y a-t-il un vestiaire gardé ? Si non, existe-il une pièce aménageable en vestiaire sécurisé etc...?
j. La prestation inclut-elle des services tels que des voituriers ou des hôtesses chargées d’accueillir et d’orienter vos invités (important si le lieu est ouvert à d'autres réceptions le même jour) ?
k. Quelles sont les solutions proposées en cas d'intempéries si vous envisagez une réception en extérieur (Salle couverte ou tente, parking plus proche … ?
l. La salle dispose-t-elle d’une installation sono ? si oui, ce service est-il inclus dans la prestation ? Si non, l'installation électrique est-elle aux normes et suffisante ?
m. Si le sol n’est pas adapté à la danse, les lieux disposent-ils d’un plancher ? à quel coût?
n. A quelle heure la musique doit-elle cesser ?
o. Peut-on ouvrir les fenêtres ? (cette question est importante si plusieurs réceptions se déroulent sur le même lieu en même temps : la musique d'une fête pouvant empiéter sur une autre).
p. Peut-on y faire sa propre décoration (essentiel à savoir car certains monuments historiques l’interdisent) ?
q. Existe-t-il un espace aménagé pour les fumeurs proche de la salle ? les cendriers sont-ils fournis ?
r. La salle applique-t-elle un droit de bouchon si vous souhaitez apporter vos propres boissons ? De quel montant ?
s. S'occupent-ils de la remise en état de la salle ? A quel tarif ?
t. Visitez les toilettes et assurez-vous qu'il y aura suffisamment de papier et d'essuie-main ce jour-là. Sont-elles accessibles aux personnes à faible mobilité ?
u. 17/ Que couvre l'assurance de la salle ?
2. Le parking
a. Capacités d’accueil
b. Distance par rapport à la salle de réception pour les personnes âgées ? Si non, est-il possible de déposer les personnes à mobilité réduite devant la salle?
c. Vérifier que le sol du parking ne risque pas d’être boueux en cas de pluie ou impraticable pour les femmes qui porteront des talons (gravillons, lattes de bois espacées...) ?
3. Le jardi
na. Est-il possible de tirer un feu d’artifice ? à quelles conditions ? l’artificier est-il exclusif au lieu
b. Y a-t-il un endroit privilégié où réaliser les photos « officielles » ?
c. Existe-t-il des endroits à surveiller ou inaccessible pour des questions de sécurité (piscine, cours d'eau, étangs ou mares environnantes …)?
d. Les invités peuvent-ils y accéder, même s'il y a une autre réception ce jour-là dans le même lieu ?
4. Les environs
a. Existe-t-il des hébergements proches, dans le cas où certains invités préfèrent rester sur place ?
b. Y aura-t-il une fête locale ou des travaux de voirie qui nécessiteraient une déviation routière le même jour (demandez à la mairie ou à l'office du tourisme) ? Si oui, il vous faudra indiquer ces modifications sur le plan joint à l'invitation.
5. Cas particulier
Si vous avez opté pour un traiteur indépendant, il vous faudra poser ces questions subsidiaires :
a. Peut-il utiliser la cuisine de l'établissement ou une salle pour entreposer, réfrigérer ou réchauffer les plats ? Quand peut-il en disposer ? Quand devra-t-il la libérer ?
b. Que devra-t-il apporter ? Faire la liste de ce qui n'est pas fourni par le lieu de réception (mobilier de réception, nappes, couverts, verres, serviettes, rafraîchissoirs, chauffe-plats etc. )
c. Pouvez-vous apporter votre propre boisson ? la salle applique-t-elle un droit de bouchon (attention, ils peuvent varier de 3 à 10€/bouteille ; c’est souvent le cas pour les salles possédant leurs propres récoltes ou si le traiteur est exclusif au lieu)
6. Le cadre
Selon que vous aurez choisi un lieu de réception disposant ou non de toutes les commodités nécessaires à l’organisation de votre mariage, vous devrez prendre en considération les éléments suivants :
a. sachez, pour une question de confort, qu’un invité occupe une surface d’1,50m² lorsqu’il est assis et 1m² debout. Prévoyez, pour danser, 1m² pour 3 personnes.
b. vérifiez que chacun des prestataires avec lesquels vous travaillerez disposent d’un contrat d’assurance,
c. demandez la liste du matériel de réception mis à votre disposition,
d. demandez la liste des prestataires avec lesquels le lieu à l’habitude de travailler et n’hésitez pas à consulter d’autres sociétés pour comparer les tarifs (sauf s’ils sont exclusifs ; dans ce cas, vous n’aurez pas le choix). Privilégiez le prestataire conseillé si l’écart n’est pas conséquent, vous éviterez les désagréments liés à la découverte du lieu.
e. Pensez aux enfants (et à la liberté des parents !), prévoyez un espace où ils pourront jouer et dormir !
Bon à savoir :
f. Réfléchissez au thème de votre mariage avant de choisir le lieu ou définissez le en fonction de votre choix de salle car plus un lieu est détourné de son ambiance (ou s’il est loué vide), plus vous devrez développer des trésors de créativité et plus votre budget décoration sera important…
g. Sur un lieu "ambulant" type bateau, péniche, train, renseignez-vous bien sur les contraintes horaires ainsi que les contraintes météo (en cas de montée des eaux, le fleuve devient impraticable par exemple)
h. Enfin, n’oubliez pas de planifier une réunion de coordination avec l’ensemble des prestataires sur le lieu de réception. Vous pourrez ainsi établir ensemble le planning de leurs actions et ils pourront ainsi prendre connaissance des spécificités des lieux.
Les tentes
La règle de base est de confier l’installation des tentes de réception à un professionnel pour votre tranquillité d'esprit d’une part mais surtout pour des questions de sécurité (fixation de la toile, matériaux inflammables, tenue de la toile en cas de vent ou de fortes pluies, installation d’un plancher ou de tout autre élément de décoration ….) . Louez donc et le matériel et le monteur auprès de la même entreprise !
En fonction de l’utilisation que vous souhaitez en faire (cérémonie laïque ou religieuse, dîner, danse, brunch, office de traiteur, stockage de matériel …), pensez à demander :
- un parquet, si vous souhaitez danser ou seulement offrir un sol propre et plan à vos convives
- des toilettes
- des vestiaires
- de la climatisation en été car il fait vite une chaleur étouffante sous la toile
- du chauffage en hiver
- des tables, des chaises, un bar, un podium
- une décoration conforme aux normes de sécurité (non inflammable par exemple)
- mais surtout, la date du denier renouvellement du parc de tentes de votre loueur et faites-vous confirmer la livraison d’une tente parfaitement nettoyée
Le choix de tentes est vaste, n’hésitez pas à informer le loueur de l’utilisation que vous en ferez et du nombre de personnes qui y évolueront afin qu’il vous propose la plus adaptée (tente orientale, caïdale, yourte, toile de cirque, crystaI)
Si vous disposez du lieu la veille de votre mariage, demandez au loueur d’installer la tente dès la veille afin d’en commencer l’installation et de tout tester, pour ne vous préoccuper que de la décoration le lendemain matin.
En ce qui concerne la surface de la tente, utilisez les mêmes dimensions que celles exposées précédemment dans la partie « salle de réception ».
Tous ces éléments nécessitent donc d’être étudiés avec le loueur afin d’établir un devis sans mauvaise surprise. Sachez toutefois qu'une structure éphémère bien conçue, représente un budget aussi conséquent, voire plus que la location d'un lieu.
Voici néanmoins, quelques éléments tarifaires pour vous aider dans votre prise de décision :
- pour une tente sans parquet ni autre élément pouvant accueillir une centaine de convives assis, budgétez autour de 800 euros.
- un chapiteau pour 300 personnes avoisine les 2500 euros.
- La location et le montage d’un parquet vous sera facturé aux alentours de 5€/m².
Si vous faites appel à un traiteur, interrogez-le en premier, il peut obtenir un prix intéressant.
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